Email doanh nghiệp ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh, uy tín thương hiệu của công ty bạn. Để viết một email gửi cho khách hàng, đối tác hay và hiệu quả cao không phải là điều dễ dàng. Hãy cùng tìm hiểu cụ thể các mẹo hay ở bài viết dưới đây nhé!
Những điều cần biết trước khi gửi email doanh nghiệp
- Trước khi gửi đi bất kỳ email nào đến đối tác, doanh nghiệp, bạn nên chú ý đến một số thông tin có thể gây ảnh hưởng đến nội dung của email cũng như tính chuyên nghiệp của bạn.
- Khi tâm trạng đang không tốt, không nên soạn email để tránh ngôn ngữ ảnh hưởng đến nội dung email.
- Trước khi gửi email, tìm hiểu kỹ đối tượng mà bạn gửi để sử dụng văn phong cho phù hợp
- Về thời gian gửi: bạn nên gửi vào khoảng 8-9h sáng vì đây là thời gian bắt đầu làm việc cho một ngày mới nên tỷ lệ check email và phản hồi email cao.
Các mục bạn cần quan tâm khi gửi email doanh nghiệp
Để email doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp, bạn nên tối ưu các hạng mục trong email của mình. Có một số hạng mục bạn nên quan tâm như:
Tiêu đề email:
Nhiệm vụ chính của tiêu đề email là gây sự chú ý và tóm tắt nội dung của email. Tiêu đề email sẽ quyết định người nhận có ấn vào đọc hay không. Vì thế, đây là mục bạn cần chú ý nhất khi viết email.
Nếu bạn gửi email tới công ty, doanh nghiệp thì bạn nên để tên doanh nghiệp ở dòng tiêu đề để họ dễ nhận biết.
>> Kỹ năng thiết yếu của nhân viên kinh doanh
>> 5 kỹ thuật thông minh để xây dựng nên ftangr kiến thức online tốt nhất
Lời mở đầu và lời kết thúc email
Cách chào hỏi, xưng hô với khách hàng, đối tác cũng là phần rất quan trọng. và cũng tùy vào mức độ thân thiết mà bạn sẽ chọn cách xưng hô cho phù hợp.
Với lời chào thì dù là mở đầu hay kết thúc, bạn dùng tiếng anh hay tiếng việt đều được.
Định dạng văn bản
Nội dung là một phần quan trọng nhưng cách trình bày cũng quan trọng không kém. Định dạng văn bản giúp bạn thể hiện mình một cách chuyên nghiệp hơn, giúp nội dung thu hút hơn. Dưới đây là một số gợi ý để bạn định dạng văn bản chuyên nghiệp hơn:
- Sử dụng gạch đầu dòng, gạch ngang
- Phần nội dung có nhiều hạng mục thì đánh số thứ tự
- Những cụm từ chuyên ngành hoặc đặc biệt bạn có thể viết nghiêng
- Nội dung bạn muốn người đọc chú ý đến thì viết hoa, in đậm
- Những thông tin quan trọng có thể bôi đậm, đổi màu,...
Bạn cũng nên chia nhỏ nội dung email thành từng đoạn nhỏ để không khiến người đọc bị nhàm chán khi đọc cũng như dễ dàng nắm bắt nội dung bạn muốn truyền đạt.
Hình ảnh và tệp đính kèm
Cách làm thông thường khi gửi hình ảnh qua email là chúng ta attached file trực tiếp. Tuy nhiên, nếu file nặng chúng ta sẽ gửi qua google drive. Một cách nữa là bạn có thể gửi link google doc thay vì đính kèm trực tiếp qua email.
Điểm chú ý là bạn nên đặt tên file, tập tin rõ ràng để tránh tình trạng nhầm file. Nếu bạn gửi cùng lúc nhiều file thì hãy đánh số thứ tự để người nhận dễ dàng theo dõi.
Chữ ký trong email
Đây cũng là phần rất quan trọng của email doanh nghiệp. Có rất nhiều khách hàng, đối tác chú trọng chữ ký và lấy thông tin của bạn qua chữ ký. Vì vậy, bạn nên để chữ kỹ to, rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin.
Nếu bạn là nhân viên sale, marketing,...bạn hoàn toàn có thể lấy số điện thoại của mình đặt ở mục chữ ký để khách hàng tiện trao đổi và liên hệ lại với bạn.
Sử dụng ngôi nhân xưng hợp lý
Nếu bạn gửi email đại diện cho cả công ty thì bạn nên nhân xưng là “chúng tôi” để thể hiện sự trân trọng của cả một tập thể.
Còn nếu là email cá nhân, bạn có thể cưng “tôi” vẫn thể hiện được sự trang trọng của mình.
Nếu mối quan hệ của bạn thân thiết hơn, hãy xưng hô anh/chị để thể hiện sự gần gũi, thân mật.
Nội dung email doanh nghiệp
Điểm khác biệt nhất giữa email doanh nghiệp và email cá nhân là sự ngắn gọn nhưng súc tích. Chính vì thế, bạn nên soạn thảo nội dung thật ngắn gọn, tập trung vào chủ đề muốn truyền tải, tránh lan man, dài dòng,...
Trên đây là những điểm cần chú ý để viết email doanh nghiệp chuyên nghiệp. Hy vọng sẽ giúp bạn nâng cao thêm kỹ năng viết email của mình.
