Tổ chức sự kiện online ngày càng trở nên phổ biến, thay thế cho tổ chức sự kiện offline. Giờ đây, mọi người có thể ở bất cứ đâu và tham gia sự kiện, học tập linh hoạt. Việc sử dụng mô hình tổ chức sự kiện online không chỉ đem lại hiệu quả mà còn giúp cắt giảm các chi phí không cần thiết, tối ưu thời gian cho giảng viên.
Tổ chức sự kiện online là việc tổ chức sự kiện trên các nền tảng trực tuyến như: Zoom, Google meet, zalo, facebook, skype,...để kết nối người tham gia. Mọi người không cần phải đến địa điểm nào mới có thể tham dự và tương tác, giờ đây họ có thể trao đổi với nhau qua internet thông qua điện thoại hoặc máy tính một cách dễ dàng.
Sự kiện online bao gồm: sự kiện ra mắt, hội thảo, hội nghị, đào tạo thường niên,...giúp tiết kiệm chi phí đáng kể.
Sự phát triển của công nghệ càng giúp cho việc tổ chức sự kiện online trở nên thuận tiện hơn. Có thể nói đây là giải pháp hoàn hảo cho thời đại 4.0, hãy cùng xem những lý do vì sao nên tổ chức sự kiện online nhé:
- Quy trình tổ chức bài bản giúp xây dựng thương hiệu và thu hút khách hàng tiềm năng.
- Không bị giới hạn địa lý, tiếp cận được số lượng người tham gia lớn
- Không mất các chi phí như thuê địa điểm, in ấn tài liệu, đi lại, âm thanh ánh sáng,...
- Tránh được các rủi ro khi tổ chức sự kiện offline như: bão lũ, dịch bệnh,...
>> Webinar tự động là gì và lợi ích của webinar tự động
>> Cách xây dựng nhóm học trực tuyến thành công
>> Cách tạo hội thảo trực tuyến tương tác
Là dạng hội thảo trực tuyến thông qua website hoặc các nền tảng trực tuyến như Zoom, Goto webinar. Webinar được ưa chuộng vì sự linh hoạt, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và người tham gia không cần phải di chuyển đến địa điểm cụ thể.
Đặc điểm
- Trình chiếu trực tuyến: người trình bày có thể chia sẻ slide powerpoint, video và các nội dung khác cho người xem.
- Tương tác trực tuyến: người tham gia có thể tương tác với người trình bày thông qua thảo luận, chatbox, trò chơi hay cuộc thăm dò.
- Đối tượng tham gia đa dạng: đối tượng được mở rộng hơn, có thể ở bất cứ đâu, và nhiều độ tuổi, tầng lớp khác nhau đều có thể tham gia dễ dàng.
- Có thể ghi hình và phát lại: nhiều sự kiện có thể cần được ghi lại để chia sẻ nhiều lần sau đó hoặc gửi cho những ai chưa tham gia được.
Đây là dạng sự kiện diễn ra hoàn toàn trên không gian mạng, nơi mọi người tham gia và tương tác quan internet thay vì một địa điểm vật lý. Sự kiện online Vitual Conferences cho phép mọi người thảo luận qua máy tính về một chủ đề nào đó.
Sự kiện ảo bao gồm nhiều hoạt động như: hội nghị trực tuyến, triển lãm, biểu diễn giải trí, hội thảo.
Đặc điểm:
- Truy cập trực tuyến: tham gia dễ dàng ở bất cứ đâu trên thế giới, chỉ cần có thiết bị thông minh kết nối internet.
- Phương tiện truyền thông trực tuyến: để truyền đạt tốt thông tin sự kiện ảo thường hay sử dụng công nghệ trực tuyến như: streaming, trình chiếu slide, hình ảnh và âm thanh.
- Kết nối và tương tác: Virtual Event thường kết hợp các phương tiện tương tác như diễn đàn trực tuyến, trò chơi, thảo luận trực tuyến giúp tạo gia trải nghiệm thú vị hơn.
- Đa dạng hoá nội dung: sự kiện ảo có thể bao gồm nhiều loại nội dung khác nhau như buổi trò chuyện, phát sóng trực tiếp, bài thuyết trình và thậm chí là các hoạt động thực hành.
- Bảo mật thông tin: đảm bảo thông tin dữ liệu và thông tin cá nhân cho người tham gia một cách an toàn nhất.
- Chăm sóc người tham gia: cung cấp đầy đủ và hỗ trợ thông tin cho người tham gia trước, trong và sau sự kiện.
Sự kiện liên kết là sự kết hợp giữa sự kiện ngoại tuyến và sự kiện trực tuyến. Tức là một phần sự kiện vẫn diễn ra tại một địa điểm vật lý, còn một phần khác sẽ được tổ chức online để mọi người ở xa vẫn có thể tham gia được.
Đây là mô hình vẫn duy trì được sự kiện truyền thống mà vẫn áp dụng được lợi ích của sự kiện ảo.
Đặc điểm
- Đối tượng tham gia đa dạng: bao gồm cả đối tượng tham gia trực tiếp và trực tuyến.
- Kết hợp đa nền tảng: sự kiện có sự kết hợp cả nền tảng trực tuyến với địa điểm tổ chức sự kiện truyền thống.
- Chăm sóc người tham gia: cung cấp trải nghiệm chăm sóc cho cả người tham gia ở cả môi trường trực tuyến và trực tiếp.
- Khả năng ghi hình và phát lại: sự kiện có thể được ghi lại và chia sẻ cho những ai không tham gia được.
Sự kiện liên kết cho phép kết nối khán giả toàn cầu và khán giả ảo có thể trao đổi với nhau kể cả khi phát trực tiếp thông qua tin nhắn trò chuyện.
Sự kiện kết nối là loại sự kiện được thiết kế để người tham gia có cơ thể giao lưu, gặp gỡ, tương tác và xây dựng các mối quan hệ xã hội.
Đặc điểm
- Tăng cường sự hợp tác: khuyến khích tương tác giữa những người tham gia thông qua hoạt động nhóm hoặc các hoạt động tương tác khác.
- Chăm sóc mối quan hệ: mục đích của sự kiện là xây dựng và duy trì các mối quan hệ, điều này có thể liên quan đến việc tạo cơ hội gặp gỡ không chính thức, nơi mọi người tham gia chia sẻ và kết nối với nhau.
- Chủ đề đa dạng: các sự kiện networking tập trung vào nhiều chủ đề khác nhau, từ doanh nghiệp đến các ngành công nghiệp và sở thích cá nhân.
>> Cách giúp bạn quản lý cộng đồng trực tuyến của mình
>> 10 trang web giúp bạn lấy ý tưởng sáng tạo cho công việc của mình
>> Cách sử dụng tâm lý bán hàng trong bán khoá hcoj trực tuyến
Xác định mục tiêu: Sự kiện nhằm mục đích gì? Quảng bá thương hiệu, ra mắt sản phẩm, hội thảo giáo dục hay tương tác với khách hàng?
Xác định đối tượng mục tiêu: Ai sẽ tham gia sự kiện? Họ cần gì từ sự kiện của bạn?
Chọn loại hình sự kiện: Webinar, hội thảo, workshop, talkshow, livestream, Hybrid Event,...
Thời gian và địa điểm trực tuyến: Xác định ngày, giờ và nền tảng tổ chức (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, hoặc các nền tảng chuyên biệt khác).
Ngân sách: Bao gồm chi phí nền tảng, quảng cáo, diễn giả, nội dung, kỹ thuật.
Kịch bản chương trình: Xây dựng chi tiết từng phần của sự kiện: mở đầu, nội dung chính, tương tác, kết thúc.
Nền tảng trực tuyến: Đảm bảo phù hợp với số lượng người tham gia và các tính năng cần thiết (chia sẻ màn hình, chat, bình chọn, ghi âm/ghi hình...).
Công cụ hỗ trợ: Sử dụng các công cụ như Canva (thiết kế hình ảnh), Google Forms (đăng ký), Mailchimp (gửi email),...
Thiết kế nội dung hấp dẫn: Bài thuyết trình, video, tài liệu tham khảo.
Chuẩn bị diễn giả: Mời diễn giả có uy tín, lên lịch tập dượt trước.
Quảng bá sự kiện: Sử dụng email marketing, mạng xã hội, website, đối tác truyền thông để mời tham gia.
Chạy thử: Thực hiện chạy thử toàn bộ chương trình trên nền tảng để kiểm tra kỹ thuật.
Kiểm tra thiết bị: Camera, micro, ánh sáng, đường truyền Internet ổn định.
Xử lý rủi ro: Lên kế hoạch dự phòng cho các sự cố như mất kết nối, thiết bị trục trặc.
Điều phối chương trình: Người dẫn chương trình và đội ngũ kỹ thuật cần phối hợp chặt chẽ.
Tương tác với khán giả: Trả lời câu hỏi, tạo các hoạt động tương tác như bình chọn, mini-game.
Đảm bảo đúng lịch trình: Kiểm soát thời gian chặt chẽ để sự kiện không bị kéo dài quá mức.
Thu thập phản hồi: Gửi khảo sát hoặc hỏi ý kiến người tham gia để đánh giá mức độ hài lòng.
Phân tích hiệu quả: So sánh kết quả với mục tiêu ban đầu, xem xét số lượng người tham gia, tương tác, ROI (lợi tức đầu tư).
Báo cáo tổng kết: Lập báo cáo để rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.
